Absence de mise à jour de la BDES : une entreprise vient de se faire condamner !

Mettre à jour sa BDESE :  quand et comment ?

La fréquence de mise à jour de la BDESE peut être définie par un accord d’entreprise majoritaire ou en l’absence de délégué syndical un accord entre l’employeur et le comité social et économique (CSE) adopté à la majorité des titulaires.

Si rien n’a été négocié sur le sujet, c’est l’employeur qui détermine comment se passe l’actualisation de la base de données et comment les élus en sont informés.

Sachant que la BDESE doit au moins être mise à jour avant :

• les 3 grandes consultations en principe annuelles (un accord pouvant négocier un autre rythme) ;
• les informations trimestrielles délivrées dans les entreprises d’au moins 300 salariés.

Il est en effet nécessaire de respecter les périodicités du Code du travail (autrement dit trimestre ou année sauf exception). L’important étant que les représentants du personnel aient eu cette information suffisamment tôt pour préparer leur consultation et avant que ne démarre le délai de consultation qui leur est accordé.

Une intervention est aussi nécessaire, généralement en début d’année, pour intégrer les projections sur les années futures. En effet, en l’absence d’accord modifiant la périodicité, la BDESE est une projection sur 6 ans de l’entreprise. Il faut ainsi y intégrer en 2021 des informations sur les deux années précédentes (2020 et 2019) et l’année en cours ainsi que des projections sur les années 2022, 2023 et 2024.
Ces informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou, à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances.

Absence de mise à jour de sa BDESE = risque de sanction

Une affaire toute récente met en lumière le risque pour l’employeur à ne pas se préoccuper de l’actualisation de sa base de données. Tout commence début février 2021, quand un CSE et l’expert désigné par ce dernier dans le cadre de la consultation sur les orientations stratégiques, assignent l’employeur devant le juge des référés du tribunal judiciaire.

Ils demandaient la mise à disposition dans la BDES et la communication à l’expert des données économiques et sociales manquantes.

Selon eux, les documents à leur disposition ne présentaient en effet pas de perspective pour les 3 années à venir (données prévisionnelles et chiffrées sous forme de grandes tendances pour chaque rubrique) et n’intégraient aucune donnée financière ; l’expert sollicitait notamment un compte de résultat et un plan de financement prévisionnel pour 2021, 2022 et 2023.

La BDES mise à disposition des élus ne présentait que deux documents : un accord GEPP 2019 et un document du mois d’octobre 2020 relatif à la formation.

L’employeur de son côté considérait avoir fourni toutes les informations nécessaires notamment l’ensemble des informations comptables, fiscales et juridiques. Il expliquait ne pas disposer d’un compte de résultat prévisionnel ni de plan de financement prévisionnel et estimait que ces documents n’étaient pas nécessaires au regard des dispositions légales.

Pour le juge judiciaire, les documents présentés n’intégraient aucune donnée financière alors que l’entreprise doit fournir des données prévisionnelles sur les flux financiers de l’entreprise.

Il en a déduit que la BDES n’a pas été mise à jour et ne contient pas les éléments indispensables à une information loyale sur les orientations stratégiques de l’entreprise permettant aux élus de rendre un avis éclairé.

En l’espèce l’entreprise a été condamnée à compléter la BDES et à communiquer à l’expert les données manquantes dans un délai de 15 jours avec une astreinte s’élevant tout de même à 5000 euros par jour de retard.

Notez-le

Si c’est la voie du référé qui a ici été choisie, les élus avaient également la possibilité d’agir en délit d’entrave à leur fonctionnement ce qui expose l’employeur à 7500 euros d’amende.

Cette décision est transposable à la BDESE.

Tribunal judiciaire de Nanterre, ordonnance de référé, 16 septembre 2021, N° RG 21/00773