Accès à la BDESE : l’employeur peut-il laisser le secrétaire du CSE gérer ?
La mise en place d’une BDESE est une obligation légale pour certaines entreprises. Considérée par de nombreuses entreprises comme une lourde contrainte, notamment du fait du temps passé pour remplir la base et en assurer la gestion. Toute idée pouvant réduire ce temps est bonne à étudier, comme celle de responsabiliser le secrétaire du CSE face à la problématique des accès à la base.
Gestion des accès à la BDESE : les choix de l’employeur
La question des accès à la BDESE est traitée par le Code du travail. L’article L. 2312-36 précise que « la base de données est accessible en permanence aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique ainsi qu’aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique central d’entreprise, et aux délégués syndicaux ».
C’est bien l’employeur qui est responsable de la mise en place de la BDESE. Et à ce titre, c’est lui qui doit fournir aux salariés concernés les droits d’accès à la base.
Si la BDESE est sous format papier, il suffit pour l’employeur d’indiquer où et quand la base est accessible.
Si la base est sous format numérique, gérer les droits d’accès est plus complexe car il va falloir :
- déterminer la liste des bénéficiaires, la durée de l’habilitation et le champ des données accessibles ;
- mettre à jour les accès à chaque nouveau mandat ou chaque départ.
Le fonctionnement habituel est de confier la responsabilité de la gestion des accès au service des ressources humaines.
Une idée pourrait émerger : pourquoi ne pas laisser au secrétaire du CSE le soin de gérer seul les accès à la BDESE ? Rien ne l’interdit dans le Code du travail.
On pourrait considérer cette idée comme une façon de témoigner une confiance au secrétaire, voire y trouver un élément à négocier contre une réduction du contenu de la base.
Gestion des accès à la BDESE : les responsabilités de l’employeur
Si l’employeur laisse au secrétaire du comité la gestion des accès à la BDESE, cela lui enlève une tâche lui incombant par principe. Cette délégation serait un gain de temps considérable pour l’employeur et lui éviterait le traitement des demandes des élus s’agissant de l’ouverture ou la réouverture des droits d’accès à la base.
Toutefois, en cas de conflit émanant d’un salarié devant par principe bénéficier d’un accès à la BDESE, c’est bien la responsabilité directe de l’employeur qui sera engagée. Confier la gestion des accès au secrétaire n’exonère donc pas l’employeur de sa responsabilité.
L’employeur peut être poursuivi pour délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité, voire également pour discrimination. Il ne pourra alors pas se dédouaner de ses responsabilités en arguant que les manquements ont été commis par le secrétaire du comité lui-même.
