Accès à la BDESE : quel délai pour ouvrir un accès à un nouvel élu au CSE ?
Votre entreprise a procédé à de nouvelles élections du comité social et économique (CSE) ? Des élus suppléants ont remplacé des élus titulaires ? Il va falloir se pencher sur la question de l’ouverture des accès à la BDESE.
Accès à la BDESE : une ouverture obligatoire pour les nouveaux membres
Les accès à la BDESE sont encadrés par le Code du travail.
Par accord d’entreprise ou accord passé avec la majorité des élus titulaires du CSE, il est possible de définir librement qui aura accès à la BDESE grâce à l’article L. 2312-21 du Code du travail. Avec a minima un accès pour l’ensemble de ces élus titulaires. Et la possibilité d’ajouter des accès pour les élus suppléants, les délégués syndicaux, les représentants syndicaux au CSE (RSCSE), les représentants de proximité, les experts du CSE ou les membres de commissions.
Si aucun accord n’existe dans l’entreprise, il convient de fournir un accès à tous les élus titulaires, aux délégués syndicaux et aux RSCSE. L’inspection du travail a aussi un accès de droit.
Qui crée ces accès ? L’employeur, qui est l’administrateur de la BDESE. Peu importe la forme de la base, papier ou numérisée. Dans tous les cas de figure, un accès doit être ouvert pour tous les élus titulaires, y compris pour les élus suppléants devenant titulaires en application des règles de suppléance.
Notez-le : La loi ne dit pas clairement si les élus suppléants ont ou non un accès à la BDESE mais nous vous conseillons de leur ouvrir un accès pour qu’ils puissent se préparer au possible remplacement d’un titulaire.
Accès à la BDESE : une ouverture immédiate sous une réserve technique
Quand doit être ouvert l’accès à un élu titulaire ? Dès le lendemain de son élection ou de son remplacement d’un élu titulaire absent.
Tout retard constitue un délit d’entrave au fonctionnement régulier de l’instance. Car la BDESE est le support obligatoire d’informations des élus sur les consultations récurrentes du CSE, support qui doit être accessible en permanence pour les élus. Ne pas ouvrir de droit d’accès à un élu titulaire, c’est le priver de sa possibilité de préparer les futures consultations du comité et donc c’est l’empêcher de rendre des avis éclairés.
Il semble toutefois normal dans la pratique qu’un certain délai sépare la prise de mandat d’un élu titulaire (ou d’un autre bénéficiaire d’un droit d’accès) de l’ouverture d’un accès à la base. Dès lors que des aspects techniques entrent en jeu, comme la programmation d’accès à distance pour une BDESE dématérialisée, la signature d’une charte d’utilisation, une formation à l’outil, etc.
Ce délai va dépendre donc de la nature de la base, une base papier ne posant par principe aucune difficulté particulière d’accès. Au contraire d’une base numérique hébergée sur un site externe nécessitant des identifiants individuels et des codes d’accès.
