BDES dématérialisée : peut-on recourir simplement à la transmission de documents sous format PDF ?
La loi impose à l’employeur de transmettre un certain nombre d’informations aux membres du CSE par insertion dans une base de données unique, la BDES. Si l’employeur transmet au coup par coup des fichiers sous format numérique aux membres du CSE, cela ne permet pas de remplir l’obligation de mise en place de la BDES.
Forme de la BDES : une base dématérialisée obligatoirement ?
La question de la forme devant être prise par la BDES est tranchée par le Code du travail. La forme est électronique obligatoirement dans les entreprises d’au moins 300 salariés. Pour les autres entreprises soumises à l’obligation d’établir la base, elle peut aussi prendre la forme papier. Le choix étant laissé à la seule appréciation de l’employeur.
Sachant que pour les entreprises d’au moins 300 salariés, un accord d’entreprise pourrait venir prévoir le recours dérogatoire à un format papier.
Forme de la BDES : une simple dématérialisation des fichiers ?
Quand on évoque une BDES dématérialisée, on vise en réalité le cas de toutes les bases hébergées non sur du papier mais sur une solution informatique : intranet ou internet principalement.
Le format informatique d’enregistrement des données est laissé libre. Seule compte la présentation des données transmises, respectant un plan en assurant une lecture aisée et le suivi sur plusieurs années.
Par contre, la remise de documents sous format informatique par courrier électronique au coup par coup sans être intégré dans une base de données informatique dédiée ne peut pas être considérée comme respectant l’obligation légale de BDES.
La dématérialisation concerne bien la base entière et non le simple fait de transmettre des fichiers sous format numérique, PDF ou autres !
