BDESE : à quelle fréquence doit-elle être mise à jour ?

Cette question a été posée dans le cadre du webinaire organisé par les Éditions Tissot en juin 2024, animé par Olivier Castell, juriste et formateur en droit du travail. Pour retrouver les réponses à toutes les questions posées lors de cet événement, vous pouvez télécharger gratuitement notre livre blanc : « BDESE : 10 ans d’obligation légale ! »

Mise à jour de la BDESE : ce que prévoit le Code du travail

La BDESE sert de base aux consultations obligatoires récurrentes du CSE (politique sociale, situation économique et financière, orientations stratégiques) et aux négociations obligatoires avec les délégués syndicaux.

Un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité des membres titulaires peut définir les modalités de fonctionnement de la BDESE, et notamment sa fréquence de mise à jour.

En l’absence d’accord, le Code du travail prévoit que :

• les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le présent Code (C. trav., art. R. 2312-11) ;
• les informations figurant dans la base de données portent sur l’année en cours (C. trav., art. R. 2312-10).

La formulation du Code du travail tend à conclure à l’obligation pour l’employeur de mettre à jour la BDESE avec les informations les plus récentes au regard de la date d’ouverture de chaque consultation obligatoire récurrente du CSE ou de l’ouverture des négociations avec les délégués syndicaux.

Toutefois, la loi ne fixe pas de dates précises pour l’ouverture de ces consultations obligatoires récurrentes ou des négociations obligatoires. Faute d’accord de branche ou d’entreprise prévoyant un calendrier fixe, l’employeur est donc libre de fixer ces dates. L’obligation légale impose de respecter une périodicité annuelle pour chacune de ces consultations (là encore, sauf accord de branche ou d’entreprise sur ce sujet).

Mise à jour de la BDESE : les dates à retenir

Si l’on prend en compte les dispositions du Code du travail, la BDESE doit donc être mise à jour :

• avant la date d’ouverture de chacune des 3 grandes consultations récurrentes (orientations stratégiques de l’entreprise, situation économique et financière de l’entreprise, politique sociale de l’entreprise) : en l’absence d’accord, elles ont lieu chaque année ;
• avant la date d’ouverture des négociations avec les délégués syndicaux ;
• chaque année au plus tard le 1er mars, pour les données relatives au calcul de l’index égalité professionnelle et aux écarts de représentation femmes-hommes ;
• chaque début d’année, pour intégrer les informations sur les perspectives pour les 3 années à venir ;
• en cas de nouvelle obligation légale (comme cela a dû être fait, par exemple, pour intégrer les données environnementales).

De plus, dans les entreprises de 300 salariés ou plus, la BDESE doit également être mise à jour :

• chaque trimestre, pour intégrer les données sur l’évolution générale des commandes et l’exécution des programmes de production, les éventuels retards de paiement de cotisations sociales, l’évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe (le code du travail ne fixe pas de date précise pour cette information mais elle doit être délivrée chaque trimestre).

À noter : bien entendu, rien n’empêche l’entreprise de procéder plus régulièrement à la mise à jour de tout ou partie des données incluses dans la BDESE. On peut par exemple évoquer le cas des entreprises utilisant le calcul automatique des indicateurs sociaux à partir de l’importation des DSN : charger la DSN chaque mois dans la base est une bonne pratique permettant un gain de temps.