BDESE : ne pas oublier de référencer les documents déposés
La BDESE n’est pas qu’un fourre-tout d’informations sur l’entreprise. Elle a vocation à constituer un outil de travail au profit des élus et des représentants syndicaux, leur permettant de comprendre la situation de l’entreprise face aux enjeux sociaux, économiques, environnementaux, etc. Cela nécessite de travailler sur l’insertion des informations.
Contenu de la BDESE : la nécessité de légender les données
Un même constat peut être réalisé pour une majorité de bases mises en place et ayant pu faire l’objet d’un audit : de nombreuses données sont fournies sans aucune légende : échelles de mesure non précisées, mode de calcul de l’effectif incertain, etc.
Or, l’article R. 2312-14 du Code du travail prévoit que « l’employeur met à disposition des membres du comité social et économique les éléments d’analyse ou d’explication ».
Faute de légender ou d’expliquer les données chiffrées, il apparaît difficile de répondre aux exigences légales.
Un autre constat commun aux BDESE peut être avancé : l’absence de dates pour certaines données. Cela implique une impossibilité pour les utilisateurs de la base de savoir si ces données sont définitives ou constituent seulement des tendances ou des prévisions.
Attention : la mention de la date à laquelle le document est déposé dans la base ne vaut pas datation du document car cette date peut ne pas correspondre à celle à laquelle le document a été réalisé.
Les élus sont en mesure d’exiger de la part de l’employeur de compléter à nouveau la base si les données fournies ne sont pas légendées, y compris en saisissant le tribunal judiciaire pour obtenir une prolongation du délai de remise de l’avis.
Contenu de la BDESE : créer un référentiel commun
Légender l’ensemble des données présentes dans la base peut être une tâche de longue haleine. C’est pourquoi adopter un référentiel unique est une très bonne pratique, permettant de faciliter la lecture des données par les utilisateurs mais aussi les mises à jour par les contributeurs.
Certaines entreprises optent pour le dépôt de documents comprenant de nombreuses informations, documents placés dans plusieurs rubriques différentes de la base. Lors des mises à jour régulières, il est complexe de suivre les données à corriger dans ces documents.
Au-delà de la question de la légende des informations, se pose ainsi la question du référencement des documents déposés pour en faciliter le suivi. Il est par exemple possible de créer un fichier parallèle à la base mentionnant les différents documents déposés, leurs rubriques de dépôt et les dates de dernières mises à jour. Bien entendu, un tel fichier n’a aucun intérêt si l’entreprise ne dépose pas de document complet dans la base !
La création d’un référentiel commun pour légender les documents ainsi que pour les référencer peut être un travail confié à un salarié en charge de la coordination de la BDESE. La mission du coordinateur étant alors de vérifier le respect des échéances et du contenu lors des mises à jour obligatoires de la BDESE et de s’assurer de la cohérence des données.
