Conservation des données hébergées dans la BDESE : l’étendue des possibilités de nettoyage
Comme toute base de données, la BDESE doit régulièrement faire l’objet de nettoyage afin d’éviter un trop grand nombre de données périmées. Cependant, compte tenu du cadre légal relatif au contenu de la BDESE, l’employeur doit se montrer méfiant et précautionneux avant de procéder à des opérations de nettoyage.
Hébergement des données dans la BDESE : la durée minimale de conservation des données
L’article L. 2312-36 du Code du travail mentionne que les informations contenues dans la base « portent sur les deux années précédentes et l’année en cours et intègrent des perspectives sur les trois années suivantes ». Faute d’accord modifiant la périodicité, la base de données ne doit donc comprendre que les données des deux années précédentes.
En conséquence, les données plus anciennes sont à supprimer. Les élus du CSE n’ont pas le droit de s’y opposer dès lors que la périodicité minimale légale ou conventionnelle des données figurant dans la base reste bien respectée.
Si l’employeur utilise la BDESE pour communiquer des données supplémentaires à celles imposées par la loi ou un accord d’entreprise, il est possible de nettoyer la base à tout moment. Par exemple, si la base contient les ordres du jour des réunions plénières du CSE, aucune durée minimale ne s’impose quant à leur conservation.
Hébergement des données dans la BDESE : accroître la durée de conservation des données
L’employeur a la possibilité de conserver les données sur une durée beaucoup plus importante que deux ans.
Une conservation par archivage des anciennes données peut ainsi présenter une utilité en cas de contentieux (facilitant pour l’employeur les recherches des données nécessaires au contentieux) ou simplement pour un suivi interne de la vie de l’entreprise.
Les archives n’ont pas forcément à être mises à la disposition des élus. L’employeur peut, si la solution d’hébergement de la base le permet, conserver des données antérieures aux deux dernières années en les laissant accessibles aux élus ou en les archivant pour une lecture réservée aux administrateurs de la BDESE.
Bien entendu, lorsque la base est réalisée sous format papier, il demeure impératif au niveau fonctionnel de ne pas alourdir le contenu de la base en conservant des données sur une période supérieure à celle déjà exigée par la loi.
