Contenu de la BDESE : utiliser l’outil pour héberger des données comptables internes à l’entreprise et au comité

BDESE et comptabilité : une obligation d’insertion des données internes à l’entreprise

Les élus doivent bénéficier d’un certain nombre de données comptables propres à l’entreprise :

• à l’occasion principalement de la consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise ; 
•  par le dépôt de certains documents dans la BDESE.

Le Code du travail dresse la liste des données à fournir aux membres du CSE, sous réserve qu’un accord d’entreprise n’ait pas adapté le contenu de la base.

Les données supplétives à intégrer dans la base sont, selon l’article L. 2312-25 du Code du travail, dépendantes de la forme de l’entreprise :

• pour toutes les sociétés commerciales, sont visés, selon leurs obligations propres, tous les documents transmis aux actionnaires, le rapport du commissaire aux comptes, la situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible, le compte de résultat prévisionnel, le tableau de financement, le bilan annuel, le plan de financement prévisionnel, le rapport annuel des instances dirigeantes ; 
• pour les sociétés non commerciales, l’employeur doit fournir tous les documents comptables réalisés.

Ces documents comptables à remettre n’ont pas une place imposée par la loi dans la BDESE. L’employeur est donc, faute d’accord d’entreprise, libre de choisir où placer ces données dans la base : insertion dans une rubrique déjà existante, répartition entre plusieurs rubriques existantes voire création d’une ou plusieurs rubriques dédiées à ces données comptables.

Les articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du Code du travail prévoient également l’obligation d’intégrer le rapport relatif à l’impôt sur les bénéfices dans la rubrique « fonds propres, endettement et impôts » de la BDESE. Ce rapport est obligatoire uniquement aux  entreprises disposant d’au moins un établissement stable à l’étranger.

BDESE et comptabilité : une faculté offerte d’insérer les données internes au comité

Le CSE est contraint d’assurer une gestion comptable des dépenses et achats réalisés par le comité. L’ampleur des obligations comptables va dépendre de l’effectif des salariés employés par le comité, des ressources du comité et du total de son bilan.

Ainsi, on peut retrouver comme documents comptables :

• un état de comptabilité super-simplifié (avec un état de recettes/dépenses et un état de synthèse du patrimoine et des engagements en cours) ;
• un état de comptabilité simplifié (bilan, compte de résultat et annexe comptable) ; 
• un rapport annuel de passation de marchés publics ;
• un rapport annuel d’activité et de gestion ; 
• un rapport d’inventaire.

Ces documents sont conservés par le comité et font l’objet d’une présentation annuelle lors de la réunion d’examen des comptes du comité et de validation du rapport annuel. Ils doivent aussi, pour certains, être diffusés auprès des salariés par tout moyen en application de l’article L. 2315-72 du Code du travail.

Rien n’est prévu légalement sur le lien entre la BDESE et ces documents comptables produits par le CSE. Or, la BDESE peut constituer un outil parfaitement adapté pour gérer, conserver et communiquer les éléments comptables du CSE, entre les élus et avec le président.

Comment intégrer les données comptables internes du comité dans la BDESE ? Deux voies possibles :

• la première voie est de le prévoir dans un accord d’entreprise venant adapter le contenu de la BDESE ; 
• la seconde voie consiste à le prévoir dans une clause du règlement intérieur du comité, contresignée par l’employeur.

Les élus n’ont pas le droit de déposer des documents dans la base par principe. Pour être contributeur, il est nécessaire que l’accord ou la clause du règlement intérieur accorde à un ou plusieurs élus la faculté de déposer des documents comptables dans une rubrique créée à cet effet dans la BDESE.