Diffusion des données de la BDESE : quelles obligations pour l’employeur ?
La BDESE est une source majeure d’informations sur l’entreprise, son activité, son personnel, ses choix stratégiques, sa situation financière, etc. C’est son rôle. Pour les employeurs, une réticence certaine existe quant à la diffusion des données présentes dans la base. Quid des réelles obligations en matière de communication sur les informations de la BDESE ?
Communication de la BDESE : une diffusion interne à encadrer
L’employeur doit fournir une BDESE au profit du CSE dans les entreprises d’au moins 50 salariés. Des débats juridiques existent sur les bénéficiaires d’un droit d’un accès direct à la base parmi les membres du comité et de ses émanations. Les délégués syndicaux disposent aussi, par principe, d’un accès. Vous pouvez retrouver des précisions sur ces droits d’accès aux profits des représentants du personnel et des représentants syndicaux dans un précédent article : « Utilisateurs de la BDESE : quels choix pour les employeurs ? ».
Mais peut-on faire plus simple et ouvrir la base à tous les salariés de l’entreprise ? Compte tenu du rôle de la BDESE, il n’est pas envisageable à notre sens d’ouvrir la base directement à chaque salarié. Cela pourrait être juridiquement analysé comme une entrave au fonctionnement régulier du CSE.
Par contre, les données déposées dans la base peuvent être communiquées par les élus aux autres salariés de l’entreprise. Sauf les données soumises à secret professionnel et les données confidentielles identifiées comme telles dans la base et pour lesquelles un délai de confidentialité a été communiqué aux utilisateurs de la BDESE.
Il reste cependant possible d’ouvrir des accès à certains salariés amenés à compléter le contenu de la base (accès total ou accès restreint à certaines rubriques) : collaborateurs du service RH, responsable financier et comptable, responsable sécurité et environnement, membres du comité directeur, etc.
Communication de la BDESE : aucune diffusion externe réelle
Une question a été posée lors du webinaire organisé par BDESE online et les Editions Tissot le 14 juin 2024 à l’occasion des 10 ans de la BDESE. A savoir : doit-on déposer la BDESE sur le site TéléAccords ?
La réponse est non. La BDESE est un outil interne construit uniquement pour la diffusion d’informations de la part de l’employeur vers les représentants du personnel et les représentants syndicaux. Le contenu de la base n’a donc aucune vocation à être déposé sur la plateforme de diffusion des accords d’entreprise.
Cependant, si un accord d’entreprise est conclu pour adapter le cadre légal supplétif de la BDESE, comme le permet l’article L. 2312-21 du Code du travail, alors cet accord doit bien entendu faire l’objet d’un dépôt officiel sur la plateforme TéléAccords.
Aucune personne autre que les titulaires des droits d’accès ne peut parcourir directement le contenu de la base mise en place dans l’entreprise.
Une exception est à noter : les agents de contrôle de la DREETS doivent pouvoir accéder, à leur demande, aux éléments de la base en vertu de l’article L. 2312-18 du Code du travail. Pas besoin d’envoyer ainsi à l’inspection du travail l’ensemble de la base à chacune de ses mises à jour. Il suffit de prévoir un droit d’accès à fournir aux agents lors d’un contrôle s’ils en font la demande.
