Document unique : l’abandon du portail numérique doit vous faire réfléchir à l’intégrer dans votre BDESE
Le portail numérique du document unique est définitivement à l’abandon. Mais l’obligation de conservation du DU et de ses versions successives pendant 40 ans ne va pas disparaitre et pourrait même être renforcée. Or, la BDESE peut être fort utile sur ce point.
Document unique : une obligation de conservation
Depuis la loi santé, l’employeur doit conserver les versions successives du document unique au sein de l’entreprise, sous la forme d’un document papier ou dématérialisé, selon sa propre organisation pendant 40 ans.
Normalement un portail numérique devait être mis en place, sur lequel le DU et ses mises à jour devaient être déposées.
Cela devait arriver au plus tard le 1er juillet 2023 pour les entreprises d’au moins 150 salariés et au plus tard au 1er juillet 2024 pour celles dont l’effectif est inférieur à 150 salariés.
Mais rien ne s’est passé au 1er juillet et on apprend aujourd’hui que ce portail ne verra sans doute jamais le jour. Le ministère du Travail a en effet fait part des nombreuses difficultés identifiées lors des réflexions préliminaires sur la mise en œuvre du portail en matière notamment de faisabilité technique pour héberger les documents pendant 40 ans et authentifier les accès. L’IGAS (Inspection générale des affaires sociales) recommande d’abandonner le portail numérique et de revenir à la règle selon laquelle c’est l’employeur qui tient à disposition le document unique.
La règle devrait donc prochainement évoluer, l’idée étant que les modalités d’accès au document unique soient recentrées vers l’entreprise, préservent les secrets légaux et ne portent pas atteinte à la sécurité. Pour inciter à la mise en place, une nouvelle sanction administrative pourrait être instituée. Pour avoir tous les détails sur l’abandon du portail numérique et les pistes d’évolution envisagées, vous pouvez consulter l’article « Document unique : vers un retour à une tenue par l’employeur ! » sur le site Editions Tissot.
Mais en attendant, charge aux employeurs de prévoir leur propre organisation pour conserver le DU et c’est là que la BDESE prend tout son sens.
L’intérêt de la BDESE
Précisons d’emblée les choses : l’intégration du document unique dans le BDESE n’est pas une obligation bien que la base contient un grand nombre d’informations sur la santé, la sécurité et les conditions de travail.
Mais pour les entreprises disposant d’une BDESE dématérialisée il peut être intéressant de prévoir dans un accord d’entreprise une adaptation du plan et du contenu de la base en y intégrant le document unique. Un tel outil présente en effet à coup sûr une facilité de conservation notamment pour identifier les versions successives. Par exemple, la solution BDESE online des Editions Tissot vous permet de créer immédiatement une rubrique personnalisée dédiée au document unique dans laquelle vous pouvez déposer vos différentes versions. Et présente aussi l’avantage de sécuriser les données.
Autre élément important : les élus ayant déjà accès à la BDESE ils ont aussi facilement accès au document unique ce qui facilite leur consultation à chaque mise à jour du document unique.
Rapport de l’IGAS, Réforme du document unique d’évaluation des risques professionnels : état des lieux et propositions, réalisé en mai 2023 et publié le 6 décembre 2023
