Entreprises de 300 salariés et plus : comment répondre à l’obligation de dématérialisation de la BDESE ?
La BDESE est un outil désormais central en matière de dialogue social. Son format d’hébergement doit permettre aux élus d’exercer utilement leurs compétences. L’employeur doit aussi réfléchir à un format facilitant la mise à jour régulière de la base par ses soins. Les juges ont récemment fourni des précisions sur le format à adopter dans les entreprises d’au moins 300 salariés.
Dématérialisation de la BDESE : un choix ou une obligation
Dans les entreprises comptant au moins 50 salariés et au sein desquelles un CSE est mis en place, l’employeur a l’obligation légale de créer une base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE).
L’employeur a donc l’obligation de fournir dans une base unique une liste d’informations sur des thèmes dictés par la loi au profit des membres du CSE. Cette base doit être hébergée sur un support permettant sa consultation par les titulaires du droit d’accès à la base.
La loi encadre la question du format d’hébergement de la base. Ainsi, l’article R. 2312-12 du Code du travail impose une BDESE sur support informatique pour les entreprises comptant au moins 300 salariés. Pour les entreprises comptant moins de 300 salariés, le choix demeure pour l’employeur entre une BDESE sous format papier ou une BDESE sous format numérique.
Remarque : un accord d’entreprise peut imposer un format électronique pour les employeurs dans les entreprises de moins de 300 salariés.
Dématérialisation de la BDESE : des contraintes posées par les juges
Pour les entreprises choisissant ou devant légalement opter pour une BDESE sous format informatique, il appartient à l’employeur de faire le choix du support d’enregistrement de la base.
De nombreuses solutions sont possibles et présentent chacune avantages et inconvénients.
Toutefois, les juges viennent de limiter ces solutions en imposant une condition importante : le droit de consulter à tout moment la base et les changements qui y sont apportés par l’entreprise.
Selon les juges, « les membres du CSE doivent disposer en permanence d’un accès à la BDESE, laquelle doit être régulièrement mise à jour ce qui suppose des codes d’accès, et non de se voir remettre une version numérisée des données ».
En conséquence, une entreprise ne saurait remettre une BDESE prenant la forme d’un fichier informatique inclus dans une clé USB ou adressé par mail. A notre sens, un tel format resterait envisageable sous réserve que l’entreprise fournisse à chaque changement apporté à la base la nouvelle version du fichier à chaque titulaire d’un droit d’accès.
La complexité d’un tel format plaide donc pour une version dématérialisée hébergée sur l’intranet de l’entreprise avec accès permanent pour les utilisateurs ou bien pour une solution externalisée atteignable par internet telle que l’outil BDESE ONLINE.
La décision des juges commentée ici est celle de la cour d’appel de Versailles du 30 novembre 2023 n° 22/02217. Il conviendra donc de suivre les éventuels contentieux portés à l’avenir devant les cours d’appel et la Cour de cassation pour affiner les limites propres au format dématérialisé de la base.
