Frais de déplacement des élus : vous devez les rembourser si la réunion est à votre initiative

Frais de déplacement : prise en charge obligatoire lorsque la réunion est à votre initiative

Dans certaines situations, vous êtes tenu de prendre en charge les frais exposés par les représentants du personnel pour se rendre aux réunions organisées dans l’exercice de leur mandat.

Lorsque des dispositions conventionnelles applicables à votre entreprise fixent les modalités de prise en charge des frais de déplacement des représentants du personnel, les élus doivent obligatoirement les respecter. À défaut, vous êtes en droit de refuser tout ou partie du remboursement de leurs frais de déplacement.

Exemple : si dans votre entreprise un accord collectif prévoit que les véhicules de service de la société doivent être utilisés en priorité, vous pouvez refuser de rembourser les frais de déplacement d’un élu qui utiliserait de manière systématique son véhicule personnel.

En l’absence d’accord collectif, vous avez l’obligation de prendre en charge les frais de déplacement des élus dès lors que vous êtes à l’initiative de la réunion. Cette prise en charge concerne également les frais annexes engagés dans le cadre du déplacement (repas, logement).

Notez le : en revanche, vous n’avez pas l’obligation de rembourser les frais engagés par les élus pour se rendre à des réunions qui ne sont pas légalement obligatoires ou qui sont organisées de leur propre initiative (réunions préparatoires en dehors de votre présence par exemple).

Le mode de transport utilisé pour se rendre à ces réunions ne peut pas être invoqué pour justifier le refus de remboursement, sauf en cas d’abus. C’est ce qu’a précisé la Cour de cassation dans un arrêt du 29 mai 2024.

Frais de déplacement : le remboursement ne peut pas être écarté selon le mode de transport utilisé

Dans cette affaire, un élu s’était vu refuser le remboursement des frais de déplacement exposés pour se rendre aux réunions du CHSCT organisées par l’employeur. Pour motiver son refus, ce dernier affirmait qu’il n’avait pas respecté la procédure de remboursement des frais professionnels résultant d’une note unilatérale de l’employeur, imposant l’accord préalable de la hiérarchie pour utiliser son véhicule personnel.

Demandant le remboursement de ses frais, le salarié n’avait pas obtenu gain de cause devant la cour d’appel, cette dernière estimant qu’il ne démontrait pas avoir respecté la procédure de remboursement des frais de déplacement applicable dans l’entreprise.

Saisie d’un pourvoi, la Cour de cassation accueille quant à elle la demande du salarié. Elle affirme qu’à défaut de dispositions conventionnelles, les frais engagés par l’élu pour se rendre aux réunions organisées à l’initiative de l’employeur doivent lui être remboursés, quelle que soit la solution retenue pour ce déplacement, dès lors que celle-ci est exempte d’abus.

Important : pour déterminer si les frais de déplacement doivent être pris en charge, il convient donc :

• dans un premier temps, de vérifier s’il existe un accord collectif prévoyant la procédure de remboursement des frais de déplacement des représentants du personnel ;
• en l’absence d’accord, de rechercher si les déplacements de l’élu avec son véhicule pour se rendre à des réunions organisées à votre initiative caractérisent un abus.

En l’espèce, la procédure de remboursement des frais de déplacement des représentants du personnel ne résultait pas d’un accord d’entreprise mais d’une décision unilatérale de l’employeur. Aucun abus n’étant caractérisé, les frais engagés par l’élu pour se rendre aux réunions organisées par l’employeur devaient donc lui être remboursés, quel que soit le moyen de transport utilisé.

Cour de cassation, chambre sociale, 29 mai 2024, n° 22-16.433 (à défaut d’accord ou de dispositions conventionnelles applicables aux déplacements des représentants du personnel, les frais engagés pour se rendre aux réunions organisées à l’initiative de l’employeur doivent leur être remboursés, quelle que soit la solution retenue pour ce déplacement, dès lors que celle-ci est exempte d’abus)