Index égalité : quels sont les effectifs à prendre en compte ?

Calcul des effectifs : la période de référence annuelle est choisie par l’employeur

Si votre entreprise compte au moins 50 salariés, vous avez jusqu’au 1er mars 2025 pour calculer et publier l’index égalité en mesurant les écarts de rémunération entre les femmes et les hommes au regard d’indicateurs. Nous vous conseillons notre article dédié afin d’être à jour sur vos obligations en la matière.

Comme chaque année, le ministère du Travail a mis à jour un questions/réponses afférent à l’index égalité.

Parmi les nombreuses interrogations suscitées par la mise en pratique du calcul de cet index, les effectifs à prendre en compte soulèvent régulièrement des questions de la part des entreprises concernées.

Les indicateurs sont calculés à partir des données obtenues sur la période de référence annuelle que l’employeur a choisie.

Cette période de référence, de 12 mois consécutifs, est celle qui précède l’année de publication. Elle doit donc nécessairement s’achever au plus tard le 31 décembre 2024 pour un Index publié en 2025.

Notez-le : le choix de la période annuelle de référence ne peut être modifié. Il n’est pas possible de changer la période annuelle de référence d’une année sur l’autre, sauf raisons exceptionnelles qui devront être justifiées auprès de la Dreets.

Calcul des effectifs : les cas d’exclusion

Rappelons tout d’abord que sont exclus du calcul :

• les apprentis ;
• les titulaires d’un contrat de professionnalisation ;
• les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure (dont les intérimaires) ;
• les salariés expatriés ;
• les salariés absents plus de la moitié de la période de référence annuelle considérée (sauf pour le calcul de l’indicateur relatif au retour de congé maternité) ;
• les salariés en pré-retraite.

Calcul des effectifs : le cas des salariés absents sur toute ou partie de la période de référence

Les salariés qui ont quitté l’entreprise avant la fin de la période de référence doivent être pris en compte pour le calcul de l’indicateur s’ils ont été présents plus de 6 mois sur ladite période de référence.

C’est alors au dernier jour de l’emploi que sont appréciées leurs caractéristiques (âge, niveau ou coefficient hiérarchique etc.).

Un salarié qui aurait été en CDD moins de six mois sur l’année étudiée, ne sera alors pas comptabilisé.

Notez-le: la période de présence d’au moins 6 mois sur l’année, peut être continue ou discontinue.

Par “salariés absents” on entend notamment les salariés en congé maladie, en congé maternité (sauf pour l’indicateur relatif au retour de congé maternité) ou encore les salariés en congé sans solde ou en absence injustifiée plus de six mois sur la période de référence.

Les congés payés sont, eux, pris en compte comme du temps de présence.

Calcul des effectifs : les cas particuliers

S’agissant des apprentis et des titulaires d’un contrat de professionnalisation. S’ils sont embauchés en CDI à la suite de leur alternance, ils seront pris en compte uniquement si la période passée en CDI est supérieure à six mois.

Pour un salarié qui serait amené à changer de catégorie socio-professionnelle en cours d’année, c’est alors sa catégorie au dernier jour de la période de référence de l’année étudiée (en général le 31 décembre), qui sera retenue.

Les salariés placés en activité partielle ne sont pas pris en compte dans les effectifs pour le calcul de l’index pour les périodes où ils ne sont pas en activité.

Les salariés d’une société extérieure détachés au sein de l’entreprise ne sont pas pris en compte, au même titre que les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure.

S’agissant des salariés intérimaires, quand bien même l’entreprise de travail temporaire est est leur employeur, elle leur applique les politiques sociales des différentes entreprises utilisatrices auprès desquelles ils sont mis à disposition. L’entreprise de travail temporaire doit donc mesurer son index uniquement en se fondant sur ses salariés permanents. Les salariés intérimaires ne seront ainsi ni pris en compte dans le calcul de l’effectif de l’entreprise de travail temporaire, ni dans celui de l’entreprise utilisatrice.

Pour les salariés en portage salarial dans une entreprise cliente ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’index de cette entreprise pas plus qu’ils ne sont pris en compte dans le calcul de l’effectif de l’entreprise de portage salarial.

Concernant les salariés travaillant à temps partiel, l’effectif des salariés pris en compte pour le calcul des indicateurs est apprécié sur la période de référence annuelle et non au dernier jour de celle-ci. Ainsi, qu’il soit à temps partiel ou à temps plein, si le salarié était présent plus de la moitié de la période de référence, il compte pour 1.

S’agissant enfin des cadres dirigeants, ils doivent être pris en compte pour le calcul des indicateurs, dès lors qu’ils sont salariés de l’entité concernée.

Pour vous aider à respecter votre obligation légale sans effort, les Editions Tissot vous proposent de calculer votre index sous 48 heures, en nous fournissant simplement vos fichiers DSN via notre plateforme sécurisée.