Le rythme de mise à jour change-t-il si la base est en format papier plutôt qu’en format dématérialisé ?
Je m’interroge sur le rythme de mise à jour de ma BDESE. Est-ce que mes obligations diffèrent selon le support que je choisis ?
Que la BDESE soit mise en place sous format dématérialisé ou sous format papier, les obligations de mise à jour sont strictement identiques.
La BDESE sert de base aux consultations obligatoires récurrentes du CSE (politique sociale, situation économique et financière, orientations stratégiques) et aux négociations obligatoires avec les DS.
La formulation du Code du travail tend à conclure à l’obligation pour l’employeur de mettre à jour la BDESE avec les informations les plus récentes au regard de la date d’ouverture de chaque consultation obligatoire récurrente du CSE ou de l’ouverture des négociations avec les DS. L’article R. 2312-10 du Code du travail indique que « les informations figurant dans la base de données portent sur l’année en cours… ». Et l’article R. 2312-11 précise que « les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le présent Code ».
La seule périodicité obligatoire de mise à jour de la BDES est l’obligation de mettre à jour chaque année au plus tard au 1er mars les données relatives au calcul de l’index égalité professionnelle. Donc la BDES est impérativement mise à jour une fois par an sur les données propres à l’index. Sans dérogation possible.
Dans les entreprises d’au moins 300 salariés, l’employeur doit mettre à jour la BDESE une fois par trimestre quant aux informations portant sur l’évolution de la commande et de la production, les retards de paiement et l’évolution de l’effectif. Sans dérogation possible. Mais sans que la loi ne fixe une date précise sur cette information trimestrielle.
