Mise à jour de la BDESE : quand une fréquence mensuelle peut se révéler plus simple !

Mise à jour de la BDESE : le rappel du cadre légal

La formulation du Code du travail tend à conclure à l’obligation pour l’employeur de mettre à jour la BDESE avec les informations les plus récentes, au regard de la date d’ouverture de chaque consultation récurrente obligatoire ou des négociations avec les DS.

Le Code du travail prévoit en effet que :

• « les informations figurant dans la base de données portent sur l’année en cours […] » (art. R. 2312-10) ;
• « les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le présent code » (art. R. 2312-11).

Mais la loi ne fixe pas de dates précises pour l’ouverture des consultations obligatoires récurrentes du CSE ou des négociations obligatoires avec les DS. Faute d’accord de branche ou d’entreprise prévoyant un calendrier fixe, l’employeur demeure libre de fixer ces dates. L’obligation légale étant de respecter une périodicité annuelle pour chacune de ces consultations (là encore, sauf accord de branche ou d’entreprise sur ce sujet).

La seule périodicité obligatoire prévue par la loi est l’obligation de mettre à jour chaque année, au plus tard au 1er mars, les données relatives au calcul de l’index égalité professionnelle. La BDESE doit donc être actualisée une fois par an sur les données propres à l’index, sans dérogation possible.

Un accord d’entreprise a la possibilité d’adapter le contenu de la BDESE et de prévoir à quelle fréquence les données seront mises à jour. Il est possible de prévoir une fréquence unique pour toutes les données ou une fréquence propre à chaque donnée ou chaque rubrique.

Attention : dans les entreprises d’au moins 300 salariés, l’employeur doit mettre à jour la BDESE une fois par trimestre quant aux informations portant sur l’évolution de la commande et de la production, les retards de paiement et l’évolution de l’effectif. Aucune date précise n’est toutefois fixée.

Mise à jour de la BDESE : une mise à jour mensuelle partielle à privilégier

La fréquence minimale de mise à jour de la BDESE est donc sujette à débat, faute de négocier un accord éclairant ce point.

A côté de l’analyse purement juridique, il est important de regarder les possibilités pratiques offertes aux entreprises. Quels sont les moyens humains dont dispose l’entreprise pour remplir les différentes rubriques de la BDESE ? Les élus et DS ont-ils exprimé le souhait d’une fréquence particulière de mise à jour ? A quelle(s) date(s) sont organisées les consultations récurrentes obligatoires du CSE ? Sur quel outil la base est-elle hébergée ? Une liste de données prioritaires a-t-elle été établie ?

L’idée de se baser sur les capacités réelles de l’entreprise est de fixer en interne la fréquence la plus adaptée au regard de ces capacités et, bien entendu, du cadre juridique.

Par exemple, pour les principales données sur les effectifs, il est techniquement possible de fournir des mises à jour très régulières des données. Si l’outil hébergeant la BDESE le permet, une fréquence mensuelle peut ainsi se révéler plus simple qu’une fréquence trimestrielle par exemple (constituant un minimum légal pour certaines données sur les effectifs dans les entreprises d’au moins 300 salariés).

Certains outils, tels que BDESE online, permettent d’importer mensuellement sa DSN pour transférer automatiquement les données dans la base, constituant un gain de temps et une routine de travail à privilégier. Les utilisateurs accèdent alors à des données à jour chaque mois.

Autres exemples : les données sur la production sont aussi facilement mobilisables chaque mois, tout comme celles relatives aux consommations en énergie de l’entreprise. La question qui se pose sur ces données sera l’organisation interne pour le remplissage des données, notamment la question du nombre de contributeurs autorisés et des process de remontées des données terrains.

Bien entendu, pour certaines données, la mise à jour n’a de sens qu’une fois par an : plan de formation, orientations de la politique en matière d’égalité professionnelle, données financières arrêtées de l’entreprise, etc.

Il est donc utile pour les entreprises de procéder à une réelle réflexion sur la question de la fréquence de mise à jour des données, afin d’associer au mieux la sécurité juridique et le gain de temps opérationnel.