Mise en place de la BDESE : un cofinancement entreprise-CSE est-il envisageable ?
Créer puis mettre à jour la BDESE représente un coût en temps pour l’entreprise. Mais aussi un certain coût financier direct selon les choix pris en matière d’hébergement de la base. Se pose la question de savoir si le CSE, en tant que bénéficiaire de cet outil, peut se voir demander de participer financièrement aux frais de création puis d’entretien de la base.
Création et entretien de la BDESE : pas de cofinancement imposé
Le Code du travail est clair sur le sujet : il incombe à l’employeur de mettre en place une BDESE dans les entreprises d’au moins 50 salariés comptant un CSE. C’est donc à vous qu’incombe la responsabilité juridique… et le coût financier.
Vous êtes maître des choix propres à la mise en place et au fonctionnement de la base : forme de l’outil sur lequel la base sera déposée, personnes chargées de remplir la base, gestion des droits d’accès.
A ce titre, vous devez assumer les dépenses engendrées par la mise en place puis la mise à jour de l’outil BDESE.
Attention : vous ne pouvez en aucun cas imputer tout ou partie de ces coûts sur la subvention annuelle de fonctionnement versée au CSE. Une telle imputation, même modique, constitue un délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité et peut conduire à un remboursement ainsi qu’au paiement de dommages-intérêts suite à une action en justice menée par les élus.
Mettre en avant que l’outil soit destiné aux élus n’a aucune portée quant aux obligations de l’entreprise.
Création et entretien de la BDESE : un cofinancement à proposer
Toutefois, vous avez parfaitement la possibilité d’associer les élus CSE aux choix pris lors de la mise en place de la BDESE. Vous pouvez ainsi leur proposer de choisir un outil qui puisse permettre de dépasser la seule fonction de support d’informations remises par l’entreprise.
Quelles fonctions ? On peut envisager beaucoup de choses : dépôt des documents internes au CSE, gestion des communications au sein des commissions, tableau de suivi des heures de délégation, enregistrement des pièces comptables internes au CSE permettant leurs récupérations directes par le trésorier voire l’expert-comptable du CSE, etc.
Ces fonctions nécessitent, par exemple, de prévoir des rubriques dédiées dans la base, pour lesquelles les élus doivent avoir un accès contributeur et non un accès uniquement en lecture.
Ces « options » n’étant pas prévues par la loi, vous n’avez aucune obligation juridique d’opter pour une solution d’hébergement de la base adaptée. Dès lors, il est juridiquement possible de se mettre d’accord avec les élus pour leur proposer une solution d’hébergement complète, à condition qu’ils participent à une certaine hauteur au financement de l’outil aux côtés de l’entreprise. Participation à régler par le biais du compte de fonctionnement.
