Les modalités d’accès à la BDES
Définition par l’employeur
C’est l’employeur qui fixe les modalités d’accès à la BDES. Il doit juste veiller à ce que les règles fixées permettent aux représentants du personnel d’exercer utilement leurs compétences.
Rappelons que la base de données est constituée au niveau de l’entreprise. Dans les entreprises dotées d’un comité central d’entreprise, la base de données comporte les informations que l’employeur met à disposition de ce comité et des comités d’établissement.
Une convention ou un accord de groupe peut prévoir la constitution d’une base de données au niveau du groupe. La convention ou l’accord détermine notamment les personnes ayant accès à cette base ainsi que les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de cette base.
Notion de permanence
Le Code du travail prévoit un accès en permanence à la BDES. Cependant, la circulaire de la Direction générale du travail, en date du 18 mars 2014, précise que « pour des raisons pratiques, la base de données peut ne pas être accessible 24h/24 lorsque le fait de la consulter nécessite un accès aux locaux de l’entreprise, par exemple quand elle est tenue à disposition sous forme papier ou accessible seulement par l’intranet de l’entreprise ».
La circulaire précise que cette accessibilité permanente est particulièrement importante car elle vise à rompre avec une transmission d’informations souvent vécue par les élus et les employeurs comme trop formelle et pas assez dynamique au regard du rythme des évolutions au sein des entreprises.
Afin d’éviter les abus, il peut être judicieux de mettre en place un système de code d’accès, nominatif ou non, temporaire ou permanent.
Certaines informations étant confidentielles, il est préférable que les droits d’accès à la base, fournis par l‘employeur, soient strictement personnels et qu’ils ne puissent être transmis à un tiers.
Quant aux horaires d’ouverture de la BDES, s’agissant tout particulièrement d’une BDES papier, l’employeur doit prendre en compte les contraintes liées à la branche d’activité des salariés. Si les représentants des salariés travaillent la nuit, les heures d’accès ne seront pas les mêmes.
Il faut également prendre en considération les conditions de travail des salariés. Si c’est une entreprise de commerciaux itinérants, il faut qu’ils puissent se connecter à distance. Si c’est une entreprise qui détient plusieurs établissements sur une zone géographique étendue, il n’est pas toujours possible, financièrement ou matériellement, d’installer un poste dans chaque établissement. C’est à l’employeur de trouver une solution adaptée, avec l’accord ou non des représentants du personnel.
Toutes ces contraintes ne se posant pas dans le cadre d’une solution informatique telle que BDES online accessible 24h/24 avec un simple accès Internet.
