Peut-on interdire la copie ou l’impression de données de la BDESE ?
L’employeur va ouvrir aux membres du CSE et aux délégués syndicaux un accès à la BDESE mise en place dans l’entreprise. Il peut alors encadrer l’usage de cette base, notamment quant aux données y figurant. Mais est-ce possible d’interdire toute impression de données notamment via un accord collectif ?
Utilisation des données de la BDESE : des accords d’entreprise restrictifs en termes de reproduction
Dans notre étude portant sur 50 accords relatifs à la BDESE conclus entre mai 2022 et mai 2023, on note que de nombreux accords viennent prévoir des restrictions fortes quant à l’utilisation des données figurant dans la base. Etude que vous pouvez retrouver gratuitement dans votre espace abonné sur BDESE online ou en ligne en accès premium sur le site des Editions Tissot.
Ainsi, en matière de copie et d’impression, une phrase type est souvent présente : « aucune impression, reproduction ou capture d’écran des informations contenues dans la BDESE n’est autorisée. » Autre formule : l’accès à la base est « en consultation lecture seule. »
Il est clair que les employeurs souhaitent limiter les fuites de données mentionnées dans la base, par des moyens divers et variés. D’une interdiction complète de toute impression à des interdictions plus ciblées. Ainsi, un accord fait varier le degré d’interdiction de reproduction en fonction de la nature de la donnée : confidentielle ou non.
Autre voie : pas de copie numérique des données sur des clés USB ou des disques durs ni d’envoi par messagerie électronique mais possibilité de faire des impressions papier. Strictement à l’inverse, un accord interdit toute sortie des données sauf vers un espace numérique personnel de l’utilisateur fourni par l’entreprise.
Utilisation des données de la BDESE : la reproduction comme nécessité du mandat ?
L’article L. 2312-21 du Code du travail pose un principe essentiel. Sur lequel les utilisateurs de la BDESE pourraient s’appuyer pour contester les limitations portées à la reproduction des données hébergées dans la base. Quel principe ? Le fonctionnement de la base doit permettre aux utilisateurs d’ « exercer utilement leurs compétences ».
Or, ne laisser aux utilisateurs que la possibilité de lire les données de la BDESE, sans pouvoir imprimer ou copier ces données, est-ce compatible avec le principe d’exercice utile ? Seuls les juges pourront trancher ce point. L’impossibilité de toute impression des données pourrait à notre sens constituer une entrave au fonctionnement régulier du CSE. Une telle restriction se comprendrait toutefois pour des données confidentielles mais semble injustifiée pour les données non confidentielles.
