Peut-on sanctionner un salarié pour une mauvaise tenue de la BDESE ?
Créer et tenir à jour la BDESE est une obligation légale à la charge de l’entreprise. Tout manquement peut conduire à une sanction pour délit d’entrave, voire des actions civiles pour remettre en cause des consultations du CSE. Pour éviter une mauvaise surprise pouvez-vous contrôler et sanctionner une mauvaise alimentation de la BDESE ? Une nouvelle décision nous donne l’occasion d’explorer ce sujet.
Tenue de la BDESE : définir les responsabilités de chacun
C’est bien à l’entreprise qu’incombe la bonne tenue de la BDESE. C’est-à-dire veiller à ce qu’elle contienne toutes les données exigées, que ces données soient mises à jour quand nécessaire, que les utilisateurs disposent bien d’un droit d’accès, que les éventuelles données personnelles fassent l’objet de protection, etc.
Le responsable ? Le directeur de l’entreprise. Mais le plus souvent, la responsabilité est déléguée à un salarié : responsable de RH, assistant RH, responsable financier, comptable, etc. Il est important d’établir précisément qui va devoir se charger de la bonne tenue de la BDESE. Pas question de confier cette mission à un élu du personnel ou un délégué syndical.
Il est tout à fait possible de prévoir plusieurs contributeurs, chacun chargé de la mise à jour de certaines données, mais il reste impératif de désigner un responsable uniquement chargé de veiller à ce que toutes les règles propres à la BDESE soient respectées. Cela permet plus de sécurité en la matière et cela est nécessaire pour sanctionner d’éventuels manquements.
Tenue de la BDESE : exercer le pouvoir disciplinaire en cas de manquement
Que se passe-t-il si un salarié chargé de mettre à jour la BDESE ne respecte pas sa mission ? Il est sanctionnable disciplinairement au titre d’un manquement à ses obligations contractuelles.
Les juges ont déjà eu à se prononcer sur le sujet. Il est nécessaire de prouver alors que la non-réalisation des tâches contractuelles relatives à la BDESE ressort d’une mauvaise volonté délibérée. A défaut, il reste possible de licencier le salarié qui ne remplit pas sa mission en matière de BDESE au titre de l’insuffisance professionnelle, hors procédure disciplinaire. Ce que confirme la Cour de cassation dans un arrêt du 27 janvier 2021 n° 19-16692 (voir notre article « Obligation de l’entreprise vis-à-vis des représentants du personnel : un responsable du personnel peut-il être licencié pour non-réalisation de la BDES ? »).
Attention toutefois, une sanction disciplinaire n’est valable que si le salarié est clairement chargé de la tenue de la BDESE et dispose des compétences nécessaires comme l’illustre une décision récente de la cour d’appel de Dijon. Et que l’employeur puisse démontrer que la BDESE est mal tenue par la faute ou la négligence du salarié.
Cour d’appel de Dijon, chambre sociale, 11 mai 2023, RG n° 21/00615 (l’employeur qui n’établit pas une mauvaise tenue de la BDESE ne peut pas le reprocher à un salarié)
