Quelles modalités d’accès prévoir pour la BDESE ?
Une fois la BDESE créée et complétée par l’employeur, il doit s’assurer que les utilisateurs aient la possibilité d’y accéder. La loi encadre les modalités d’accès tout en laissant à l’employeur des choix à faire. Un accord d’entreprise peut lui aussi définir les conditions d’accès à la base. Voyons quelques exemples.
Accès à la BDESE : les contraintes en l’absence d’accord
Dans les entreprises dépourvues d’un accord d’entreprise venant adapter le fonctionnement de la BDESE, l’employeur doit se conformer au cadre légal en matière d’accès à la base. A savoir l’article L. 2312-36 du Code du travail énonçant que la BDESE doit être « accessible en permanence ».
Ce que la direction générale du travail a traduit dans une circulaire du 18 mars 2014 comme signifiant que l’employeur peut restreindre l’accès à la base dans la journée pour des raisons pratiques tant que l’accès est assuré aux utilisateurs pendant leur temps de travail et que les utilisateurs ont alors la possibilité de parcourir des documents.
Il appartient donc à l’employeur de fixer unilatéralement les modalités d’accès à la BDESE. En pouvant, par exemple, prévoir une limite d’accès à une BDESE dématérialisée aux jours et heures d’ouverture de l’entreprise.
Accès à la BDESE : les possibilités ouvertes en cas d’accord
Négocier un accord d’entreprise sur le sujet de la BDESE permet de fixer, d’un commun accord entre l’employeur et les DS ou entre l’employeur et les élus, les modalités d’accès à la base.
En cas d’accord, les contraintes en termes d’accès se limitent à l’obligation faite par le Code du travail de s’assurer que le fonctionnement de la base permette « au comité social et économique et, le cas échéant, aux délégués syndicaux d’exercer utilement leurs compétences ».
Dans le cadre de l’analyse de 50 accords d’entreprise portant sur la BDESE révélée dans le livre-blanc de juin 2023, on ne peut que constater que les accords fixent en grande majorité des modalités d’accès très favorables aux utilisateurs. Ainsi, 91% des accords évoquant l’accès à la base octroient un accès à distance. Et parmi ces accords, 93 % offrent un accès illimité.
Il reste donc peu d’accords venant limiter formellement les modalités d’accès à la base. Certains accords imposent ainsi l’accès à la base à partir d’un bureau de la direction ou des ressources humaines. Plusieurs accords précisent que si l’accès n’est pas bloqué sur certaine période, il appartient aux utilisateurs de ne pas s’y connecter pour respecter les durées maximales de travail, les temps de repos, le droit à déconnexion ou certaines périodes précises telles que la plage horaire 20h-8h.
