Stockage du document unique : peut-on se servir de la BDESE ?
Le document unique d’évaluation des risques professionnels voit son cadre bouleversé depuis le 31 mars 2022. Et ces changements peuvent conduire à rapprocher ce document d’un autre outil juridique central dans les entreprises : la base de données économiques, sociales et environnementales.
Document unique et BDESE : une intégration non obligatoire
Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) constitue un document obligatoire à rédiger et mettre à jour dans toutes les entreprises en France.
La base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) est quant à elle uniquement à mettre en place dans les entreprises d’au moins 50 salariés et comptant un comité social et économique (CSE).
Si la BDESE contient bien un grand nombre d’informations sur la santé, la sécurité et les conditions de travail, contrairement à une idée répandue dans beaucoup de services du personnel, elle ne doit pas contenir le document unique. En effet, le Code du travail ne prévoit nulle part un dépôt obligatoire du document unique dans la base. Que l’entreprise compte moins de 300 salariés ou au moins 300 salariés.
Document unique et BDESE : un outil intéressant pour le respect des obligations de conservation
La loi santé (n° 2021-1018 du 2 août 2021) et un décret du 18 mars 2022 (n° 2022-395) ont instauré de nouvelles obligations de conservation des différentes versions du document unique. Avec notamment un impératif de conservation pendant 40 ans des différentes versions successives du document unique. Impératif en vigueur depuis le 31 mars 2022.
Lorsque l’entreprise dispose d’une BDESE dématérialisée, il peut être intéressant de prévoir dans un accord d’entreprise une adaptation du plan et du contenu de la base en y intégrant le document unique. L’outil permet alors de stocker toutes les versions successives du document unique, avec une facilité de conservation et d’accès. Pour rappel, les élus du CSE ont accès à leur demande à tout moment au contenu du document unique et doivent être désormais consultés sur ses mises à jour depuis le 31 mars 2022. Intégrer le document unique dans la BDESE facilite ces consultations.
Par exemple, la solution BDESE online des Editions Tissot vous permet de créer immédiatement une rubrique personnalisée dédiée au document unique dans laquelle vous pouvez déposer vos différentes versions.
Notez-le : Un portail numérique devrait être créé afin de permettre le dépôt dématérialisé du document unique. Mais seulement entre le 1er juillet 2023 et le 1er juillet 2024.
