Le support de la BDES
La loi laisse le choix aux employeurs entre une solution informatique ou papier. Si les deux options sont possibles, dans la majorité des cas la solution informatique semble la plus adaptée. Tour d’horizon des points forts et des points faibles de ces deux supports.
Les points forts d’une BDES papier : confort de lecture et risque minime de perte de documents
Lorsqu’il s’agit de choisir entre une solution papier ou informatique, un argument revient souvent : le confort de lecture du papier.
Il est vrai que certaines personnes préfèrent lire un document imprimé que sur leur écran et ont plus de faciliter pour interpréter les données qui y figurent.
Dans le cas de la BDES, les lecteurs étant les représentants du personnel, il s’agit surtout d’un argument en leur faveur plus que pour l’employeur.
Par contre, la BDES papier présente un autre avantage indiscutable pour l’employeur : un faible risque de perte des données. En effet, un classeur dans un bureau verrouillé, auquel l’accès est restreint, présente a priori moins de risque de perte qu’une solution informatique en cas de matériel informatique défectueux, de panne, de problème d’accès Internet ou encore de piratage de données.
Les points forts d’une BDES informatique : mise à jour et recherche facilitée et accès à distance
Avec une solution informatique, il est plus simple de rechercher des documents que dans un classeur car on peut procéder par mot-clé.
Il est également possible de s’assurer d’une meilleure traçabilité des documents en prévoyant d’identifier les personnes téléchargeant un document pour pouvoir remonter jusqu’à elles si un document confidentiel est divulgué.
La mise à jour des données de la base et l’information des RP est également plus simple : une alerte e-mail est possible. La solution des Editions Tissot « BDES online » propose ainsi de notifier en un clic aux représentants du personnel chaque mise à jour effectuée.
Par ailleurs, la solution informatique permet d’assurer la permanence de l’accès à ces données. Elle s’avère donc particulièrement pratique pour les salariés à distance, en horaire décalé, qui n’ont pas la possibilité de se rendre dans un bureau pour consulter un classeur.
Autant de raisons qui risquent de pousser la majorité des entreprises vers une solution dématérialisées où elles pourront ranger leurs documents en différents formats (PDF, fichiers PowerPoint, Word, etc.).
