Contenu de la BDESE
La BDESE contient un certain nombre d’informations qui doivent être regroupées dans de grandes rubriques et sous-rubriques et mises à jour régulièrement.
Une présentation sous forme de rubriques
La BDESE rassemble différentes informations jusqu’alors éparpillées dans une multitude de documents afin de permettre aux élus de s’approprier plus facilement l’information. L’ensemble de ces informations est regroupé, ce qui contribue à donner une vision claire et globale. De ce point de vue c’est un outil de simplification.
Mais il n’est pas forcément simple pour l’employeur de remplir sa BDESE et de la découper en rubriques.
Il n’y a pas de référentiel unique permettant de connaître tous les éléments à inclure dans la base.
D’autant que les rubriques et sous-rubriques obligatoires de la BDESE ont évolué au fil du temps avec notamment l’ajout d’une rubrique sur l’égalité professionnelle, depuis le 1er janvier 2016, rubrique qui reprend grandement le contenu du rapport sur la situation comparée et qui a été enrichie par la loi travail de 2016. Elle sert notamment de support à la négociation sur l’égalité professionnelle.
Certains documents doivent aussi y figurer comme le livret d’épargne salariale qui peut être inséré dans la rubrique de la BDESE relative à la rémunération des salariés et des dirigeants qui est une rubrique obligatoire. Le document unique n’a pas à être inséré à la BDESE mais cela peut être intéressant de le faire. Les aides publiques reçues doivent aussi être mentionnées dans la BDESE.
Attention, la dernière réforme du Code du travail qui a mis en place le CSE a aussi touché au contenu de la BDESE ! Un décret publié fin décembre 2017 impose ainsi un contenu plus détaillé en l’absence d’accord.
Des petits aménagements ont aussi été apportés par la loi avenir professionnel publiée en septembre 2018 et élargissent les informations à faire figurer relatives à l’égalité de rémunération et à la formation professionnelle. Ces nouveautés prennent effet en 2019. Différents indicateurs relatifs à l’égalité de rémunération et à l’index sont à remplir et ce sur plusieurs années.
Une réforme relative à la transition écologique est intervenue en 2021, la BDESE contenant jusqu’alors peu de choses sur l’environnement. La BDES s’est transformée en BDESE le 24 août 2021. Un décret du 26 avril 2022 est venu préciser le contenu des indicateurs environnementaux.
Enrichir régulièrement le contenu de la BDESE
Plusieurs acteurs de l’entreprise seront amenés à travailler ensemble afin d’alimenter la BDESE et de se projeter sur les années futures. La BDESE doit contenir des informations sur 6 ans : l’année en cours, les 2 années précédentes et, telles qu’elles peuvent être envisagées, les 3 années suivante. Sachant que pour les années futures, donner de grandes tendances peut suffire.
Ils doivent veiller à bien présenter la BDESE et à l’actualiser régulièrement. Chaque année une remise à jour est nécessaire, 2021 n’échappe pas à la règle. Pensez notamment à mettre à jour la partie relative aux entretiens professionnels et aux abondements sanctions du CPF et votre index égalité.
N’oubliez pas également d’enrichir la partie aides publiques si vous avez reçu des aides liées au plan de relance Covid-19 ou des aides exceptionnelles à l’alternance. Et bien sûr les données environnementales avec le passage à la BDESE.
Différentes données sur les effectifs doivent être mises dans la BDESE et régulièrement remises à jour.
En l’absence d’accord, le Code du travail oblige l’employeur à informer les représentants du personnel de l’actualisation de la base de données selon des modalités qu’il détermine. Aucun calendrier type n’existe. Des liens informatiques dans la BDESE vers d’autres documents ou la transmission de document PDF ne suffisent pas.
Via la BDESE, les élus doivent avoir des informations sur la stratégie de l’entreprise. La BDESE sert de support aux 3 grandes consultations du CE/CSE, notamment la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise. Il n’y a pas d’information hors BDESE à fournir sur ces consultations.
Tous les bilans et rapports récurrents n’ont plus à être établis en tant que tel, il suffit de mettre les informations correspondantes à disposition dans la BDESE. Il faut cependant veiller à mettre ces informations régulièrement à jour et mettre à disposition des élus les éléments d’analyse ou d’explications lorsqu’ils sont prévus par le Code du travail. Le bilan social étant dans un cas un peu particulier.
Les différentes informations à transmettre aux élus en cas de mise en place d’un PSE ne sont en principe pas concernées par l’obligation d’insertion dans la BDESE.
Attention, depuis les ordonnances Macron, il y a davantage de possibilité de négociation concernant la BDESE : organisation, architecture et contenu de la BDESE peuvent notamment être ouverts à la négociation. Il est possible d’éliminer certains thèmes de la BDESE via la négociation. Il s’agit toutefois d’une simple possibilité : rien n’oblige les employeurs à ouvrir des négociations concernant la BDESE ni même à en ré-ouvrir.
Certaines entreprises spécialisées ou des logiciels de paie proposent aux entreprises d’automatiser des indicateurs relatifs à la BDESE. Il en effet possible de retrouver certains indicateurs qui doivent être fournis dans la BDESE par ce biais mais pas tous les indicateurs. BDESE online propose ainsi une centaine d’indicateurs sociaux.