Questions-réponses sur la BDES

Mise en place de la BDES

Depuis quand cette BDES est-elle obligatoire ?

ALC. Il y a deux dates différentes selon l’effectif de son entreprise. La base de données économiques et sociales (BDES) ou base de données unique (BDU) est ainsi obligatoire :

• depuis le 14 juin 2015 dans les entreprises de 50 à 300 salariés ;
• depuis le 14 juin 2014 dans celles de 300 salariés et plus.

La BDES est-elle obligatoire tout secteur confondu ou existe-t-il des particularités ?

ALC. Oui, la BDES est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé. Des spécificités peuvent s’appliquer selon la branche d’activité puisque l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDES peuvent être fixées par accord de branche dans les entreprises de moins de 300 salariés.

Des règles particulières s’appliquent pour le secteur public. La création d’une base de données sociales est prévue par la loi de transformation de la fonction publique publiée cet été.

Si l’on est à un effectif de 48 salariés au moment des élections et que l’on passe au-dessus de 50 par la suite, doit-on mettre en place la BDES ?

ALC. Oui, mais ce n’est pas immédiat, l’obligation de mettre en place la BDES va arriver en même temps que l’extension des attributions du CSE. Ainsi, lorsque, postérieurement à la mise en place du CSE, l’effectif de l’entreprise atteint au moins 50 salariés pendant 12 mois consécutifs, le comité exerce l’ensemble des attributions récurrentes d’information et de consultation à l’expiration d’un délai de 12 mois à compter de la date à laquelle le seuil de 50 salariés a été atteint pendant 12 mois consécutifs (Code du travail, art. L. 2312-2).

Contenu de la BDES

Quels éléments doivent figurer dans la BDES ?

ALC. Tout va dépendre de ce qui a été négocié et de l’effectif de l’entreprise puisque les règles sont différentes selon que l’entreprise compte plus ou moins de 300 salariés. En l’absence d’accord, c’est les articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du Code du travail qui fixent le contenu de la BDES.

Le plan et le contenu de la BDES sont-ils librement adaptables par accord d’entreprise ? Ou bien y a-t-il des obligations minimum à respecter même avec un accord ?

ALC. Même s’il y a une négociation, la BDES doit comporter les thèmes suivants : l’investissement social, l’investissement matériel et immatériel, l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise, les fonds propres, l’endettement, l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants, les activités sociales et culturelles, la rémunération des financeurs, les flux financiers à destination de l’entreprise.

Un accord peut uniquement permettre d’exclure les deux rubriques suivantes : la sous-traitance et les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

Un accord peut permettre d’adapter le plan de la BDES et la périodicité pendant lesquelles les informations sont données.

Le prestataire paie peut-il se charger de préparer la BDES? Les éléments dans la BDES sont-ils ceux qui sont dans la DSN ?

ALC. Vous ne pouvez absolument pas vous contenter des éléments issus de la paie ou de la DSN pour remplir votre BDES. En effet, les données paie ne vous permettent de remplir qu’une partie des indicateurs sociaux. Il manquera des informations en santé-sécurité, en matière de formation mais aussi les données économiques et comptables. En outre, rappelons qu’insérer une donnée brute dans la BDES ne suffit pas. Il faut aussi indiquer dans la BDES les éléments d’analyse ou d’explications lorsqu’ils sont prévus par le Code du travail.

Si la Direction transmet aux élus les informations obligatoires mais pas sous forme de BDES, cela est-il valable ?

ALC. Non, le recours à une BDES est une règle d’ordre public.

Dans quelle mesure les élus doivent-ils avoir accès à la BDES ? Un accès quand ils viennent dans nos locaux est-il suffisant ou doivent-ils avoir un accès depuis leur ordinateur facilement ?

ALC. En l’absence d’accord, le Code du travail prévoit que la BDES doit être accessible en permanence aux élus (Code du travail, art. L. 2312-36). La difficulté, c’est de définir ce qu’il faut entendre par accès permanent. La Cour de cassation a déjà validé une BDES dont l’accès informatique est limité aux heures de travail ou qui est accessible sur support papier par courrier ou fax sur demande (voir nos articles « Accès permanent à la BDES : la Cour de cassation admet des limitations » et « Accès permanent à la BDES : premier éclairage des juges »).

A quelle fréquence la BDES doit-elle être mise à jour ?

ALC. Aujourd’hui, la BDES sert de support aux consultations récurrentes des élus. Elle doit notamment être mise à jour avant :

• les 3 grandes consultations annuelles ;
• les informations trimestrielles délivrées dans les entreprises d’au moins 300 salariés.

Il faut donc faire la mise à jour avant la consultation en respectant au moins les périodicités du Code du travail (autrement dit trimestre ou année). Les élus doivent pouvoir trouver l’information avant de donner leur avis.

Attention, pour le CSE, les consultations ne sont plus forcément annuelles, un accord pouvant négocier un autre rythme (tous les 3 ans). Est-ce à dire que la mise à jour de la BDES pourrait être moins fréquente ? On peut l’imaginer même si en pratique cela parait compliqué.

BDES et inspection du travail

Notre inspecteur du travail nous demande un accès permanent à la BDES. Devez-nous le faire ?

ALC. Les rapports et informations récurrentes qui doivent être transmis à l’inspection du travail sont mis à sa disposition à partir de la BDES. La mise à disposition actualisée vaut transmission.

Cette règle est devenue d’ordre public avec le CSE (Code du travail, art. L. 2312-18).

Il n’y a en revanche pas dans le Code du travail de critère d’accès permanent comme pour les élus.

Concrètement si vous avez une base papier vous devez pouvoir lui montrer en cas de contrôle. Si vous avez une base informatique, il faut lui ouvrir un accès. Si vous prévoyez des limitations, veillez à rester raisonnable et à ne pas bloquer le travail de l’inspection du travail.

Quels sont les risques vis à vis de l’inspection du travail ?

ALC. L’absence de BDES est un délit pénal, l’inspecteur du travail peut donc dresser un procès-verbal qui conduira à des sanctions pénales.

BDES et sanction

Quel est le véritable risque pour l’employeur si la BDES n’est pas à jour ?

ALC. Les risques sont nombreux et de différentes sortes : délit d’entrave, délai de consultation qui ne court pas, blocage des licenciements économiques… Notre webinaire les développe si vous avez besoin de plus d’informations sur le sujet.

Dans le cas d’une entrave, si l’employeur transmet ces éléments par ailleurs mais non compilé sous forme de BDES, cela est-il valable ?

ALC. Non, seule une BDES peut vous permettre d’échapper au délit d’entrave.