Tout savoir sur la BDESE

La BDESE est présente dans les entreprises avec de nouvelles règles mises en place ces dernières années. Son importance est majeure et sa mise en place obligatoire pour les entreprises de 50 salariés et plus. Quelles sont les clés de son emploi, son principe, son contenu ? Comment la mettre en place et la consulter ? Voici autant de questions et réponses à connaître pour mieux l’appréhender…

C’est en janvier 2013 que l’outil BDES a été créé par les partenaires sociaux dans le cadre de l’accord national interprofessionnel (ANI). Inscrit dans la loi de sécurisation de l’emploi, son entrée en vigueur pour les plus grosses entreprises date du 14 juin 2014. Depuis, la base a évolué, prenant plus d’importance et touchant davantage d’entreprises. La BDES est devenue la BDESE (base de données économiques, sociales et environnementales) le 25 août 2021. La BDESE est aujourd’hui devenu un élément majeur pour les instances représentatives du personnel comme pour la direction.

Qu’est-ce que la BDESE ?

L’article L. 2312-18 du Code du travail définit le contenu de la BDESE comme étant l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition du comité social et économique (CSE). Plus simplement, il s’agit d’un support qui compile toutes les grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise. Dedans figure la stratégie envisagée en matière d’activité, d’emploi, d’organisation du travail, entre autres. La mise à jour des informations et données de la BDESE (anciennement BDES) se fait de façon régulière par l’employeur.

Quand les entreprises doivent-elle mettre en place la BDESE ?

La BDESE est obligatoire dans toute entreprise de 50 salariés et plus dotée de représentants du personnel. Sa mise en place est obligatoire au niveau de l’entreprise. Aussi, s’il existe plusieurs établissements avec un nombre de salariés total dépassant le nombre de 50, le document est à mettre en place de façon globale. Lorsqu’il s’agit d’un groupe, il n’existe aucune obligation de créer une BDESE à son niveau. Si cette solution est retenue, elle vient alors s’ajouter aux bases de données instaurées obligatoirement au niveau de chaque entité. Attention à vérifier qu’il n’existe pas un accord collectif prévoyant d’autres modalités concernant la mise en place de la BDESE (anciennement BDES).

Comment mettre en place la BDESE ?

C’est à l’employeur de déterminer ce que doit comprendre la BDESE. En regardant ce que la loi impose puis en réfléchissant aux possibilités d’adaptation par accord.

L’employeur ne doit pas oublier de vérifier l’existence d’un éventuel accord de branche sur la BDESE (anciennement BDES) si l’entreprise compte moins de 300 salariés.

Il convient aussi de réfléchir au format de la base, qui peut être soit papier, soit informatique, sachant qu’à défaut d’accord sur le sujet la voie électronique s’impose à partir de 300 salariés.

Même si ce n’est pas obligatoire, il peut être utile de consulter de façon informelle les élus et les DS sur les modalités de la base de données.

Quelles informations contient la BDESE ?

La base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) anciennement base de données économiques et sociales (BDES) (BDESE) regroupe différentes informations parmi lesquelles les éléments concernant :

Les investissements (social notamment)
L’égalité professionnelle
Le détail des fonds propres, de l’endettement et des impôts
La rémunération des salariés et dirigeants
La représentation du personnel et les activités sociales et culturelles
La rémunération des actionnaires et de l’actionnariat
Les flux financiers à destination de l’entreprise
Le détail des partenariats conclus
Les transferts de capitaux, les cessions, fusions et acquisitions effectuées entre les établissements lorsqu’il s’agit d’un groupe
Les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise.

Ces données notées dans la BDESE (anciennement BDES) doivent porter sur l’année en cours. En l’absence d’accord collectif, la BDESE intègre également ces mêmes informations concernant les deux années qui précèdent et propose un prévisionnel pour les trois années à suivre.

D’autres informations peuvent être ajoutées à la suite d’un accord d’entreprise, de groupe ou de branche.

À qui est destinée la BDESE ?

La BDESE est un outil pratique pour la direction, mais également le service des ressources humaines et le service financier. Elle doit aussi être transmise :

aux membres du CSE et le cas échéant du CSE central ;
aux délégués syndicaux.

La BDESE est aussi consultable par l’inspection du travail

La BDESE (anciennement BDES) donne alors une vision globale sur la situation de l’entreprise et ses ambitions. Ces renseignements sont notamment présents dans le descriptif des orientations et dans les données concernant l’évolution des métiers, des compétences recherchées et de l’organisation du travail.

Notez-le : Si la mise en place du CSE est obligatoire dans les entreprises de 11 salariés ou plus, elle n’est en aucun cas liée à la création de la BDESE. Celle-ci demeure obligatoire seulement à partir de 50 collaborateurs.

Comment se fait la consultation des informations de la BDESE ?

La base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) doit être accessible à tout moment et donc laissée à la libre consultation des instances représentatives du personnel.

Afin de simplifier sa consultation, la BDESE (anciennement BDES) doit prévoir un accès facilité aux informations essentielles. Ainsi, les résultats de l’entreprise comme les effectifs doivent être mis en évidence.

Les représentants du personnel qui accèdent à ces données sont, dans le même temps, soumis à une obligation de discrétion et de confidentialité, conformément à l’article L. 2312-36 du Code du travail. L’employeur doit alors signifier les informations disposant d’un caractère confidentiel et la durée sur laquelle s’applique cette contrainte de non-divulgation.

Quelles sont les évolutions de la BDESE ?

Au cours des dernières années, la base de données a subi de grandes évolutions :

d’abord elle a changé de destinataire avec la disparition des CE et CHSCT au profit des CSE ;
elle s’est ouverte à la négociation avec la possibilité d’écarter par accord certains thèmes (les partenariats et les transferts commerciaux et financiers entre les différentes entités du groupe) ;
sa mise en place par voie électronique est devenue obligatoire pour les plus grosses entreprises, sauf accord contraire ;
ou encore plus récemment elle a changé de nom (BDESE au lieu de BDES) et a intégré tout un volet sur les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise. Un décret du 26 avril 2022 est venu modifier les articles R.2312-8 et R.2312-9 du Code du travail qui fixent le contenu supplétif de la BDESE.

Les sanctions liées au non-respect de la BDESE

Différentes sanctions sont encourues par l’employeur si la BDESE n’est pas mise en place. Ce manquement est susceptible de constituer un délit d’entrave puni de 7500 euros d’amende.

Si la BDESE est incomplète (information en moins, années manquantes, etc.) ou mal mise à jour, les instances représentatives du personnel ont aussi le droit d’aller en justice pour obtenir la transmission des informations manquantes.

Les élus du comité social et économique peuvent aussi opposer à leur employeur l’absence de BDESE lors de la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise.

Certaines décisions de justice (rendues à propos de la BDES) laissent à penser que le non-respect de la BDESE peut aussi bloquer un projet de cession ou un PSE.